コミュニティで技術LTイベントを開催するまでのToDoをまとめてみた

『クラスメソッドグループのコミュニティ活動 Advent Calendar 2024』20日目のエントリとして、今回は技術LTイベントを開催するまでにやることをまとめてみました。
クラスメソッドグループのコミュニティ活動 Advent Calendar 2024
おのやん
2024.12.20
当エントリは 『クラスメソッドグループのコミュニティ活動 Advent Calendar 2024』 20日目のエントリです。
クラスメソッドグループのコミュニティ活動 Advent Calendar 2024 - Adventar
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このアドベントカレンダー企画は、クラスメソッドグループにおける「コミュニティやイベントごと」に関わっている・携わっているメンバーが、自身の関わり合いを通じてコミュニティ活動やイベント参加の楽しさ、面白さなどを紹介する内容となっています。
 コミュニティで技術LTを開催するまでにやることって何だおのやんです。
本記事はクラスメソッドグループのコミュニティ活動 Advent Calendar 2024の2日目の記事ということで、この記事では「コミュニティで技術LTイベントを開催するまでのToDo」について話していきたいと思います。
技術イベントを新しく立ち上げる際、コミュニティ運営の経験が浅いメンバーが多いと、イベント情報の公開や開催・終了後の対応などでやるべきことの見当がつかないケースがあります。
ということで、今までコミュニティ運営に複数関わってきた経験を踏まえて、コミュニティイベントとして技術LTを開催する時にやることをまとめてみましたので、紹介します。
※今回紹介する内容は、すべて私の経験に基づくものです。これらのケースに当てはまらない場合も十分あるということを念頭に置いていただければと思います。
 運営メンバー集め・決定まずはここです。コミュニティイベントを開催する上で最初に行うことですが、運営メンバーの募集・決定を行いましょう。
技術コミュニティ運営は、だいたい１番の最初というのは会社や他コミュニティの知り合いを誘うというパターンが多いです。次いで、SNSなどで運営メンバーを募集する、くらいでしょうか。数は少ないですが、自分一人で運営タスクを全てこなす選択肢もあります。
 MTGスケジュール・頻度を決定運営メンバーが固まったら、初回のMTG（キックオフ）の日程を決め、顔合わせ・自己紹介・開催したいイベントの方向性などを話し合いましょう。
ここでは、どのくらいの頻度で集まるか、というのも決めておくといいです。ほとんどの場合、ZoomやMeetなどのオンラインミーティングツールを通して、毎週・隔週の周期でMTGすることが多いです。最初に運命メンバーと開催頻度の認識を合わせておきましょう。
 イベント概要を決定運命メンバーとの定期的なMTGの中で、まずイベント概要を決定することになると思います。ここでは技術コミュニティに絞って紹介しますが、例えば扱う技術スタック（Web技術？インフラ？AI・機械学習？）や、想定する参加者（若手？ベテラン？特定の技術が大好きなかた？）を決めるといいと思います。
 イベント会場を決定イベントを開催する会場を決定します。私が所属するコミュニティ運営では、コミュニティイベントを実施するならここ！みたいなパブリックなイベントスペースを利用することが多いです。
また運営の所属組織（会社・コミュニティ）によっては、会社オフィスのイベントスペースを利用できるケースもあります。会社オフィスのイベントスペースを利用する場合は、後述する懇親会の開催有無や、使用にあたっての料金など、いろいろな申請が必要です。そのため、運営メンバーでもイベントスペース利用に必要なアクションをしっかり話し合いましょう。
ちなみ多くの場合、会社のイベントスペースでコミュニティイベントを開催したあとは、その会社の社員さん（イベントスペースを利用申請を行った本人の場合が多い）が報告書を書くことが多いです。そのため、イベント参加者にアンケートに回答してもらうことを周知するようにしましょう。だいたい、イベントがひととおり終了したあとに「運営メンバーが報告書をかけるようアンケートに協力してください〜！」と言えば、アンケートに回答してくださることが多いので、ここは忘れないようにしましょう。
 スケジュールを決定イベントを開催するスケジュールを決定します。
スケジュールを決定する時には、以下のポイントを押さえておくといいかなと思います。
会場が使える時間内にイベントを開催できるか
想定している参加者が参加しやすい日程・曜日かどうか
同日・同時刻に、同じ層の参加者を想定した別イベントと被っていないか
 アンケートの作成GOogleフォームなどのツールを使って、アンケートを作成します。だいたい作成するアンケート項目は以下のようになります。
イベントの満足度（5段階評価）
一番印象に残った発表
今後のイベントで聴きたい内容・技術
運営メンバーに参加したい場合は、名前と連絡先（Xアカウント？メールアドレス？）を書いてください
アンケート内容は、作った本人も気づかないようなミスがあることがあるので、複数人でレビューを行うといいです。特に「いちばん印象に残った発表内容」といった内容は、内容を間違えると参加者の心象が悪くなる可能性があります。ここはしっかりチェックしましょう。
また、作成したアンケートのQRコードを作成して、オープニングスライドや運営メンバー発表スライドにQRコードを載せるなど、参加者にアンケート回答を促すようにしましょう。
 発表スライド・オープニングスライドの作成運営メンバーがイベントで登壇する場合は、イベントまでに発表スライドを作成しましょう。またイベントのオープニングに使用するスライドも、場合によっては作成しましょう。例えば、アンケートのQRコードを載せたり、会場内のWi-Fi情報を共有するなどが多いです。
 懇親会開催の有無を決定「コミュニティイベントは懇親会が本番」というくらい、懇親会の有無は重要です。イベント後に懇親会を開催する場合、以下の点に注意しながら話し合いを進めてください。
今回利用する会場は、懇親会（飲食をともなう参加者同士の交流）は開催可能か
特にアルコールを提供する場合は、別途聞いておくとよいです

懇親会費（懇親会で提供する飲食物代・飲食店での食事代など）はどこから捻出するか
運営メンバーが負担？
参加者から懇親会費を徴収？
イベント提供者が立て替え？
スポンサーを立てる？

懇親会はダイレクトに金銭が絡む話のため、運営メンバーとしっかり話をすすめてください。
まれに懇親会には、参加者との交流を行わずに飲食だけとる参加者が参加することがあります。私は立ち会ったことはないですが、こういった時に備えてイベント情報に行動規範を設定することが最近は多いです。弊社で開催しているイベントの行動規範ブログがありますので、ここらへんを参考にしてもらえればと思います。
https://dev.classmethod.jp/articles/akiba-aws-online-coc/
 イベント情報の公開上記の準備が済んだら、いよいよイベント情報を公開しましょう。プラットフォームはほとんどの場合connpassになると思いますが、イベントによってはDoorkeeperを使うケースもあります。
今回はconnpassに限ってお話しを進めますが、connpassのイベント編集画面にイベント情報を書き込んで、完成したら公開になる流れです。ちなみにconnpassのイベント編集画面の右上にイベント公開ボタンがあるのですが、これを押すと１発でイベントが公開されます。誤公開には注意してください。
 集客ここが一番難しい部分であり、イベント成功の可否を握る重要ポイントです。できるだけ一目につく場所にイベント情報を共有し、参加者を募集しましょう。宣伝方法としてよくやるのは
他のイベントに発表者として参加して、発表の冒頭で宣伝する
XやFacebookなどのSNSで宣伝する
ですね。ここはやるやらないでかなり数字が変わってくる部分ですので、定期的な宣伝も忘れずに行い、集客していきましょう、
 スライド資料共有の依頼イベント情報にもよるのでここは任意ですが、イベント当日のスケジュールを概要文に載せる場合、発表内容を載せたいケースがあります。運営メンバーが登壇する場合は問題ないのですが、イベントポータルで外部から登壇者を募る形式の場合、スライド内容をイベント参加者から聞き出すことになります。
この場合の連絡手段としては主に2つあって、具体的には
conpassなどのメール一斉配信で、個人のメールアドレス宛てに発表内容を送ってもらうよう依頼する
connpass上でXなどのSNSアカウントがリンクされている場合、個人宛てにDMして発表内容を共有してもらう
になると思います。ただ、イベント概要に個人の発表内容を載せるのは集客のケースがほとんど（どういった発表があるのかを確認してから参加するか決める層を取り込む）ですので、無理にここを実施する必要性は低いかな、という印象です。
 イベント情報の更新参加者からイベント情報をもらうなどして、イベントポータルに掲載したイベント情報が変更になる場合は、こまめに行うようにしましょう。
 イベント直前の参加者へのリマインドイベントの日程を勘違いしている参加者がいるといけないので、イベントプラットフォームのメール一斉送信機能などを使って、参加者へリマインドを行うのがおすすめです。お知らせするのは「イベント名・日程・会場」くらいでOKです。
 当日の会場準備イベント当日になりました。運営メンバーは、最低1時間前には会場についてイベント会場の準備をしましょう。懇親会を実施する場合は、お店の予約がきちんとできているか、買い出しに行くメンバーやタイミング・買ってくるものが決まっているか、しっかり確認しましょう。
十分に余裕がある場合は、イベントが始まるまでの時間でリピート再生する動画を作成するのもおすすめです。
 いざ本番イベントをしっかり楽しみましょう！
 運営メンバーにアンケートイベントが終わりました！これから懇親会があるイベントも多いでしょう。
イベント終わり用に、オープニングスライドと同じ要領でクロージングスライドを作っておくのもいいかと思います。この際、しっかりとアンケートに回答いただくようにしましょう。
 振り返りMTGイベントが開始終わりましたら、一定期間あいてもいいので、ぜひ振り返りMTGを行いましょう。実際にイベントを開催してみてうまく行ったこと・もっと改善できることがあると思います。これらを運営メンバー内で共有して、次回開催する予定があるのなら次回のイベントに活かしていきましょう！
 次回開催先ほどアンケートで運営に参加したい人の項目を入れていた場合、次回イベントのキックオフの前にその人に忘れずに連絡を入れるようにしましょう。また、運営メンバーの中で継続してイベント運営に参加するかどうかもヒアリングしておきましょう。継続的にイベントを運営していく場合、運営メンバーは変わりゆくものです。新しい風を入れながら、イベントを継続していきましょう!
 実際にまとめてみて今までのイベント運営の記憶を頼りに、かけるだけ書き込んでみました。こうしてみてみると、実際にやらないとわからないような部分もあるように思えて、参考になるところもあるのではないでしょうか？
将来のイベント開催に備えて、本記事が参考になれば幸いです。